Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности. Когда необходимо планирование рабочего времени

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

1. Зачем планировать свой рабочий день;
2. Кому это необходимо;
3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

• Начало рабочего дня.
• Основной рабочий процесс.
• Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

• Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
• Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
• Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
• Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
• Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
• Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
• Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
• Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

• Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
• Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
• Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

У 90% людей рабочий процесс происходит хаотично. Казалось бы, работая по графику или по плану, они все равно не успевают сделать самое главное и в результате остаются не удовлетворены. В борьбе за эффективную деятельность и достижение поставленных целей сможет помочь только рациональное использование рабочего времени, а как именно – мы расскажем в этой статье.

Осознание и понимание приоритетов

В работе важен, прежде всего, результат: решенная задача и достигнутая цель. Но, чтобы она была достигнута, важно выстроить рабочий процесс, выделив время на форс-мажоры, которые бывают у всех. Для этого необходимо внедрить в свою жизнь рациональное планирование рабочего времени.

Тайм-менеджмент

Многие работодатели и собственники предприятий бизнеса внедряют систему , чтобы персонал работал эффективнее. Его использование обладает следующими достоинствами:

• Экономия затрат времени и сил сотрудника.
• Минимизация стрессов сотрудника и повышение уровня стрессоустойчивости по причине готовности к форс-мажорам.
• Повышение самоорганизованности и личной ответственности.
• Рост результативности каждого сотрудника и организации.
• Благотворная атмосфера в коллективе благодаря правильно расписанному процессу работы.

Основой тайм-менеджмента является . Прежде чем организовывать рабочее время, необходимо решить, что на данный момент является действительно важным и чем следует заниматься в первую очередь. Но не стоит забывать и о второстепенных задачах и мелочах, которые влияют на результат.

Прежде чем организовывать рабочее время, необходимо решить, что на данный момент является действительно важным и чем следует заниматься в первую очередь.

Благодаря правильному выбору приоритетов человек как на работе, так и в жизни сможет быстрее и легче достичь поставленной цели, расходуя время, силы и деньги на то, что ему действительно нужно.

Организация, в которой внедрены основы тайм-менеджмента, не будет иметь проблем с эффективностью работы сотрудников, в результате чего будет на минимальной отметке, а реализация проектов и достижение стратегических целей – осуществляться быстрее и с ограниченными финансовыми потерями.

Инструменты и методы

Начать реализацию тайм-менеджмента, в результате чего сотрудник либо вся организация станет рационально использовать рабочее время, следует с выбора методов и .

Планирование рабочего времени

Об этом инструменте слышал практически каждый предприниматель, однако далеко не каждый планирует свое время правильно. В результате чего ощущаются потери времени, а результат работы неудовлетворителен. Есть простые, но эффективные способы планирования времени.

Важно планировать свой рабочий день вечером, подводя итоги пройденного дня, и расписывать план на следующий день с учетом форс-мажоров. Делать это можно в блокноте, в таблице личного ПК или смартфона, используя гугл или мэйл-календарь. Важно, чтобы вы видели своими глазами, что вам надо сделать и что вы сделать не успели. Вариант «все держать в уме» не подходит – слишком большой риск пропустить важную встречу либо срочное дело.

Важно планировать свой рабочий день вечером, подводя итоги пройденного дня, и расписывать план на следующий день с учетом форс-мажоров.

Планирование – это инструмент № 1 в тайм-менеджменте человека. Ведь благодаря этому методу эффективность повышается минимум на 25% уже в первые дни, что доказано исследованиями.

Исключаем «пожирателей» времени

У каждого человека в жизни и трудовой деятельности присутствуют эти привычки или постоянное влияние извне, которое отнимает массу полезного времени. Речь идет о разговорах по телефону с подругой или другом, частые перерывы на кофе или курение, игры онлайн либо сплетни с коллегами. Казалось бы, это невинная забава, но следует знать, что именно она отнимает массу ценного времени и не позволяет выполнить ваш план вовремя.

Важно обнаружить, например прописать на листе бумаги, бесполезные временные затраты в течение дня и избавиться от них один за одним.

Расстановка приоритетов

Это ключевой момент планирования рабочего времени. Отличным инструментом для его реализации является . С помощью простого квадрата, разбитого еще на 4 квадрата, человек за 10-15 минут сможет определить, что для него действительно важно, раскидав задачи на 4 пункта:

• Срочное и важное.
• Несрочное и важное.
• Срочное и неважное.
• Несрочное и неважное.

Все задачи будут перед глазами в течение дня, выставленные по приоритетности. Это позволит реализовать срочные и важные дела, не отвлекаясь на менее приоритетные задачи.

Закона Парето 80/20

Состоит в том, что 20% потраченных усилий приносят 80% результата. Необходимо из общей массы задач отфильтровать неэффективные и ненужные, чтобы сконцентрировать свои усилия на 20% действительно эффективных и результативных пунктах плана.

Мотивация

Очень важна в любой работе мотивация. Ставя цели на день, необходимо понимать, что вы получите в результате. Внутренняя мотивация – это самый сильный рычаг достижения поставленных целей.

Инструментов и методов планирования рабочего времени очень много. Наиболее значимые мы расписали в этой статье. Но какие бы методы ни использовались, обязательно в конце рабочего дня необходимо подвести итоги, выявить слабые места и четко сформировать план на следующий день с учетом результата конкретного дня.

В этой статье рассмотрим основные принципы планирования рабочего времени и эффективные методы его планирования.

Эффективное планирование времени особенно важно, когда перед вами стоит много задач, а справиться с ними необходимо за определенный период времени. Причем одинаково важно как планирование времени руководителя, так и сотрудников и подчиненных. Научиться планированию рабочего времени может любой человек, нужно только исключить некоторые факторы:

Технические ошибки - вы просто не знакомы с методами и приемами планирования рабочего времени. Начните с малого - составляйте список важных дел на бумаге;
внешние факторы - вы можете соблюдать все правила планирования времени, но не все зависит только от вас;
психологические установки - эффективное планирование времени не поможет, если то, чем вы занимаетесь, кажется вам бессмысленным и скучным.

Рассмотрим некоторые практические советы по планированию рабочего времени:

Отводите для выполнения какой-либо задачи определенный отрезок времени. Постарайтесь выбирать время в соответствии со своими биоритмами (жаворонок, сова), с привычным вам темпом работы. Сложные задания (или просто очень объемные) разбивайте по частям, выполнение которых не требует очень больших усилий;
обязательно фиксируйте все задачи в ежедневнике, чтобы ничего не упустить;
одно из основных правил планирования времени - организация рабочего пространства. Наведите порядок на рабочем столе, рассортируйте по папкам электронные документы, чтобы легко можно было найти любую информацию;
подумайте серьезно - то, чему вы себя посвящаете, действительно ваше дело? Может, отказавшись от того, что вам скучно, вы будете с легкостью решать другие задачи?

Приступая к планированию рабочего времени, не оставляйте без внимания свое окружение. Всегда учитывайте возможность влияния внешних обстоятельств. Здесь можно дать следующие советы по эффективному планированию времени:

Не преувеличивайте свои возможности - беритесь только за тот объем задач, с которыми вы способны справиться. Учитывайте время, которое вы уделяете семье, хобби, спорту. В то же время в период дедлайна некоторые дела можно отложить на время;
необходимо давать себе передышку, если вы плохо себя чувствуете. Отгородившись от дел всего на один день, вы быстро сможете все наверстать;
в период серьезных перемен (переезд, свадьба, рождение ребенка) не старайтесь все успеть, расставьте для себя приоритеты и следуйте самому главному;
всегда оставляйте время для непредвиденных ситуаций, решения экстренных вопросов, особенно если вы работаете в обстановке непредсказуемости (брокер, трейдер, врач и т. д.);
если результат вашей работы зависит не только от вас, но и от партнеров, совместно определите конечную цель, выделите конкретные обязанности каждого из вас, планируйте этапы своей работы.

На планирование рабочего времени будут влиять и ваши личные психологические установки. Ваши мысли и убеждения подсознательно могут мешать эффективному планированию. Рассмотрим некоторые из них:

Ваши жизненные цели еще не определены. Не имея четкой цели на будущее, сложно определить, чем и в каких пропорциях должна быть наполнена ваша жизнь;
вам нравится находится в состоянии постоянного цейтнота. Заполняйте свой график другими интересными делами, чтобы вам было выгодно завершить работу вовремя;
вас пугает бездействие. Если вы стараетесь заполнить каждую минуту своего времени, возможно, есть проблемы, о которых не хочется думать в свободное время. Может, лучше уделить им внимание и найти решение?
вы не можете сказать «нет» и готовы браться за любые поручения. В таком случае будьте готовы к тому, что ваши личные цели так и останутся просто написанными на бумаге;
вас пугают неудачи. В этом случае задайте себе вопрос: «Что самого худшего может произойти со мной в случае неудачи?». И помните, неудача - это не тупик, а еще один шаг вперед;
вы боитесь успеха - возможно и такое. Ведь новая желанная должность может означать отказ от части времени, проводимого с семьей или друзьями. Постарайтесь больше общаться с успешными людьми, чтобы проникнуться атмосферой успеха;
вы опасаетесь перемен - этот страх преодолевается поэтапным планированием движения к своей цели;
вы боитесь завершения проекта - для некоторых людей процесс важнее результата. Напомните себе, что завершая один этап, вы имеете возможность приступить к другой интересной задаче.

Попробуйте применить лишь некоторые из этих методов планирования рабочего времени , и ваша жизнь станет намного продуктивнее и ярче.

Достижение высоких результатов труда и сокращение расходов обуславливается правильным планированием и организацией рабочего времени. Однако планирование включает в себя целый комплекс факторов. И каждый из них очень важен. Поэтому нельзя упускать одно в ущерб другому.

Работодатель должен знать способы планирования и учета времени, а также использовать их в повседневной деятельности. Они включают нормативные правила и научные, а также психологические методики.

Сущность планирования рабочего времени

Планирование рабочего времени используется для достижения наиболее эффективных результатов труда. Она включает в несколько существенных аспектов:

• Правовое регулирование трудовой деятельности. Это начало трудового дня, его окончание и перерывы для приема пищи сотрудниками;
• Порядок выполнение производственных задач;
• Стимулирование высоких результатов трудовой деятельности каждого сотрудника и сплочение коллектива в целях улучшения работы компании;
• Анализ и обобщение результатов труда. Это должен быть и ежедневный анализ, и периодические мероприятия. Они позволят выяснить существующие проблемы и найти пути их решения.

Соблюдение указанных пунктов повысит результативность работы сотрудников.

Каким локальным нормативным актом устанавливается режим рабочего времени в организации?

Режим регламентируется нормами ТК РФ, наряду с его учетом и планированием. Каждая компания и бюджетное учреждение создает внутренний акт, который называется «правила внутреннего трудового распорядка». Он закрепляет следующие положения:

• Длительность трудового периода за неделю;
• Длительность ежедневного труда;
• Момент начала рабочей деятельности, завершения работы и перерывов;
• Количество смен за одни сутки, а также график, по которому устанавливаются данные смены.

Таким образом, планирование и учет срока труда не должны противоречить закону. Как правило, данный документ выступает в качестве приложения к коллективному соглашению работодателя с персоналом.

Чем определяется продолжительность рабочего времени в организации?

Основные правила планирования рабочего времени закреплены в статьях и Трудового кодекса РФ. В соответствии с нормами закона, длительность трудового периода в неделею не может превышать 40 часов, следовательно — за сутки работник сможет отработать 8 часов. В ряде случаев длительность труда персонала превышает указанные значения. Во всех случаях такого превышения руководитель обязан будет оплатить это время дополнительно.

Кто в организации ведет табель учета рабочего времени?

Данный документ служит для первичного учета. В нем отражается фактически отработанный период каждым сотрудником в ежедневном режиме. Табель включает сведения о нахождении на больничном, в командировках и так далее. Ведение данного табеля возлагается на работника кадрового отдела или бухгалтерии. В некоторых бюджетных учреждениях или компаниях нет таких отделов, но вести учет необходимо. Поэтому руководитель вправе возложить обязанность по ведению учета на любого другого сотрудника. Зачастую, учет ведет делопроизводитель или заведующий канцелярией. Подобная практика весьма распространена в государственных бюджетных учреждениях.

Обязательно ли в организации вести табель учета рабочего времени?

Учет рабочего времени является базовым источником накопления информации об отработанном периоде. Без него невозможно правильно начислять заработную плату, выплачивать премии, оплачивать больничные листы или компенсировать расходы, понесенные в связи с нахождением в командировке. К примеру, в премиальные выплаты не входит период нетрудоспособности, поскольку сотрудник не выполняет своих трудовых функций. Но установить, сколько дней работник находился на больничном, а сколько реально проработал, без табеля будет невозможно. Поэтому вести табель необходимо во всех бюджетных учреждениях и предприятиях, где есть достаточный штат сотрудников. При этом срок хранения табеля учета рабочего времени в организации устанавливается руководителем предприятия. Как правило, табели хранятся в течение 50 лет.

Планирование рабочего времени руководителя

Руководитель обязан осуществлять общий контроль и организацию труда всего коллектива. Поэтому от эффективности его действий во многом зависит результат работы всех сотрудников. Рекомендуется, чтобы руководитель ставил перед персоналом краткосрочные и долгосрочные цели. Это следует делать в ходе утренних совещаний. После окончания трудового дня нужно проводить вечернее совещание, на котором обсуждать текущие проблемы и принимать отчеты сотрудников о проведенной работе. Такая организация труда весьма эффективна. Она характерна для бюджетных учреждений, но является актуальной и для коммерческих компаний.

– это то, чему многие из нас учатся по необходимости. Проблема в том, что если навык был приобретен по необходимости, то с ним приходят и плохие привычки. И хотя сам по себе навык очень полезен, мы не можем использовать его в полной мере. Потратьте время на чтение информации по планированию рабочего времени, и вы можете достичь отличных результатов.

Возможно, вы сможете похвастаться такими результатами:

• Избавление от привычки тянуть время и уклоняться от работы
• Более быстрая и легкая оценка своей работы и способностей
• Меньше беспокойства о срыве сроков
• Большая производительность труда
• Больше времени для отдыха и горящие туры

– это навык, который позволит вам выделить время на развитие. И каждому в этом поможет что-то свое. Лучше всего было бы попробовать самые разные подходы, пока вы не поймете, что ваше восприятие и отношение к работе изменились.

1. Делайте записи: записывайте все, что сможете. Заведите себе ежедневник или блокнот для записей, если у вас его еще нет. Лично я предпочитаю небольшой простой блокнот с белой бумагой, потому что он не ограничивает вас четкими графами и клеточками, как стандартный ежедневник.

Обычный список того, что надо сделать, будет полезен любому из нас, но мне больше всего нравятся «Три Списка Трех Методов». Ваша цель – стараться не создавать слишком длинные списки, которые сбивают с толку при первом же взгляде на них.

2. Используйте время, когда вы не работаете: используйте то время, когда вы гуляете, ведете машину, стоите под душем или делаете еще что-то «непродуктивное», для планирования. Подумайте о своих целях на сегодняшний или на следующий день. Какие цели будут самыми важными? Самое главное – верно расставить приоритеты.

3. Поощряйте себя: когда вы что-то заканчиваете, особенно, если это было чем-то важным, обязательно оставьте себе время на поощрение. Автор «Заводного апельсина» Энтони Берджес для завершения необходимых дел использовал «Метод мартини». Берджес ставил перед собой цель – 1000 слов в день. Когда он выполнял свою дневную норму, он мог расслабиться с мартини и устроить себе выходной. Возможно, для кого-то из вас мартини будет не самой лучшей наградой, но сам метод неплох.

4. Сосредоточьтесь на чем-то одном: человеческий мозг работает наиболее эффективно во время концентрации. Как мы увидели раньше, работа со многими заданиями одновременно представляет собой помеху для хорошей производительности. Сконцентрируйтесь на чем-то одном и доведите дело до конца. Следите, чтобы задания не перепутались между собой. Иногда выполнение сразу нескольких задач может оказаться более эффективным, но в основном это не так.

5. Любыми способами избегайте затягивания работы: если вы стремитесь к максимальной производительности труда и рациональному использованию времени, ни в коем случае нельзя откладывать работу. Если об этом не позаботиться, то о производительности труда можно забыть.

6. Устанавливайте себе крайние сроки: никому не нравятся ограничения по срокам. Они вызывают стресс, раздражение, беспокойство – и снова стресс. Гарантированный способ смягчить этот стресс – установить себе срок еще раньше реального. Ставьте выполнимые цели, но при этом будьте требовательны к себе. Бросайте себе вызов, и при этом, согласно пункту 3, награждайте себя за то, что приняли этот вызов. В конечном счете, это не только сэкономит вам время и повысит производительность труда, но и оставит запас времени до реальных сроков, срыв которых чреват штрафными санкциями за просрочку. Кстати, не надо злоупотреблять отсутствием штрафов, разработайте свои собственные санкции за срыв ваших личных сроков.

8. Записывайте свои планы в ежедневник: в рутине будней мы часто теряем видение наших планов в перспективе. Если вы заведете ежедневник для записи планов, рассчитанных на отдаленное время, это поможет вам разработать концепцию долгосрочных планов и усовершенствовать выполнение текущих задач. Каждый раз, когда вам начнет лезть в голову мысль «Зачем мне надо делать эту работу прямо сейчас? Лучше я пойду домой, посмотрю «Остаться в живых», просто посмотрите в свой ежедневник. Вы вспомните о выплатах по ипотеке или о том, что подошло время оплаты обучение ребенка. Каждый месяц просматривайте свой ежедневник, чтобы проверить актуальность планов.

9. Воспользуйтесь программами, такими, как RescueTime : это простое приложение, которое записывает и изображает в виде графика, каким образом вы провели время за компьютером. Эти «двухминутные» перерывы (всего лишь для того, чтобы почитать новости, быстренько сыграть в он-лайн игру или написать тетушке Бетти электронное письмо) тянут очень много времени и снижают производительность труда. RescueTime поможет вам четко увидеть, как именно вы распределяете свое время и даже будет еженедельно отправлять отчет вам на почту.

10. Работайте с командой: этот совет имеет много общего с пунктом 7. Хотя некоторым страшно представить, как они могут отказаться от своих обязанностей, это неоценимый метод повышения производительности всей команды. Удостоверьтесь, что цели команды ясны и понятны, и что каждый знает, за какую часть работы он отвечает. Удостоверьтесь, что вам доступны все средства связи. Невозможность выйти вовремя на связь сказывается на производительности не лучшим образом. Давайте задания тем, кто может выполнить их лучше остальных, и дело пойдет быстрее.

11. Избегайте эмоционального и физического истощения: это случается тогда, когда ваше тело и разум не могут больше справляться с теми задачами, которые вы на них возлагаете. Не заставляйте себя сделать невозможное. Выделите время для действительно важных заданий, но всегда обязательно оставляйте время для того, чтобы расслабиться. Вспомните все свои последние достижения, и вы почувствуете себя хорошо. Это помогает приобрести уверенность, а чем больше уверенности, тем выше производительность.

Тот, кто умеет хорошо планировать рабочее время, всегда имеет преимущества перед остальными. Постарайтесь использовать эти рекомендации в своей повседневной жизни, и вы увидите, насколько лучше вы стали работать.