Штатное расписание на год. Функционального штатного расписания

Существует целый ряд документов, которые должна вести любая компания. Обязанность заполнять некоторые из них закреплена законодательно, ведение других носит рекомендательный характер. В любом случае, ведение документооборота позволяет упорядочить всю информацию, возникающую в процессе деятельности организации. Одним из важных документов является штатное расписание, которое касается кадрового состава.

Для чего нужен этот документ на предприятии

Штатное расписание является документом, который позволяет сформировать штатный состав и определить общую численность компании.
В нем содержится следующая информация:
Перечень всех должностей в фирме.
Структурный состав.
Вся информация об окладах работников, их заработной плате, наличии или отсутствии надбавок.
Перечень штатных единиц.

Данный документ не является обязательным с точки зрения законодательства, однако он является наиболее удобным для учета документации, связанной с оплатой труда. Кроме того, найм работника производится на его основании: в нем указывается должность нанятого сотрудника, а также подразделение, в котором он будет работать.

В целом, штатное расписание позволяет серьезно упорядочить работу компании благодаря отражению организационной структуры и наличию всей информации о качественном составе сотрудников и системе оплаты труда. Соответственно, подбор персонала также упрощается, поскольку известен диапазон заработных плат, четко видны вакантные должности и т. п.

Требования, предъявляемые к нему, унифицированная форма

Законодательных требований к ведению штатного расписания не предъявляется, поэтому каждый работодатель определяет этот порядок самостоятельно. Единственное обязательное условие – ведение должно осуществляться по установленной форме, имеющей номер Т-3.

Это было закреплено постановлением Госкомстата в 2004 году. Помимо этого, оно должно утверждаться приказом. Главное условие заполнения документа – правильное указание должностей всех работников.

Кроме того, название должности должно соответствовать наименованиям, которые указаны в различных квалификационных справочниках в случае, если для сотрудника предусмотрены компенсации и льготы.
В остальных случаях могут быть использованы любые названия, которые выберет работодатель.

Форма для заполнения Т-3 представляет собой таблицу, в которой обязательно должны быть указаны следующие пункты:

Наименование компании.
Реквизиты фирмы.
Подразделения в компании (либо отделы).
Полный список должностей (вместе с теми, которые на данный момент не заняты).
Количество штатных единиц.
Оклады, которые могут указываться как конкретной цифрой, так и границами, в которых они будут изменяться.

Кроме того, необходимо прописать надбавки (которые включают в себя как компенсационные, так и стимулирующие выплаты). Допустимо добавление дополнительных отметок для отдельных должностей. Важно понимать, что все графы должны быть заполнены, а подписи должны расшифровываться. Наконец, в документ необходимо обязательно вносить изменения, которые происходят в организации.

Как правильно составить штатное расписание

Под штатом подразумевается состав всех сотрудников компании, который определяется ее руководством на какой-то период.

Чтобы составить его правильно, необходимо выполнить предварительный этап – формирование организационной структуры, которая понимается как отображение подразделений компании в виде схемы.
Важно учитывать, что в ней должны указываться не только вертикальные, но и горизонтальные связи. Одной из граф, вызывающей сложность практически в каждой компании, является определение оклада (по-другому он называется тарифной ставкой). Это размер оплаты труда за выполнение трудовых обязанностей за определенную единицу времени.
Для тех сотрудников, у которых оплата является сдельной, необходимо указывать тарифную ставку, которая рассчитывается исходя из различных методик.

Важно понимать, что штатное расписание не позволяет в полной мере учесть фонд оплаты труда в некоторых компаниях, где действует сменный график (в первую очередь это касается производственных предприятий). Кроме того, если есть доработка в ночное время и выходные, сумма оклада, указанная в документе, будет ниже, чем ФОТ.

Структура и заполнение документа

При заполнении важно учитывать, что в форме должно быть указано 2 даты – дата составления, а также дата вступления в силу. Очень важно указать срок действия данного документа (классически это 12 месяцев).

Структура заключается в следующем:

1.Указывается название формы.

2.Указывается полное наименование организации.

3.Отражается номер документа, период действия и номер приказа.

5.Подписи руководителя кадрового отдела, бухгалтерии и руководителя подразделения (вместе с расшифровкой).

Изменение штатного расписания

Штатное расписание можно изменить.

Для проведения процедуры можно воспользоваться одним из двух способов:

1.Несущественные изменения оформляются с помощью приказа о их внесении.
2.Существенные изменения заставляют работодателя поменять расписание полностью. В этом случае оно будет иметь следующий регистрационный номер и утверждаться приказом.

Существует ряд оснований для проведения изменений:

Проведение мероприятий, которые могут повлечь за собой изменение штата.
Процедуры по совершенствованию организационной структуры.
Изменения, которые связаны с законами РФ.
Проведение плановых расчетов (которые осуществляются отделом по управлению персоналом).
Проведение реорганизации фирмы.
Сокращение или расширение производственных мощностей компании и т. д.

После внесения изменений необходимо провести соответствующие изменения и в других документах. Особенно это касается случаев изменения названия должностей, создания новых служб или отделов и т. д.

В целом, кадровые документы подлежат изменению после штатного расписания в 5 ситуациях:

1.Если произошло переименование должности.
2.Если некоторые сотрудники были переведены в другой отдел или на другую позицию.
3.Если отделы были переименованы.
4.Если на сотрудника был возложен ряд дополнительных обязанностей (в этом случае обычно меняется оклад).
5.Если изменяется заработная плата в других случаях.

Таким образом, такой документ, как штатное расписание, нельзя считать чисто формальным. Он является необходимым для каждой компании, желающей улучшить процесс управления персоналом и упорядочить его. Оно позволит сосредоточиться на достаточно сложных вопросах, связанных с управлением кадрами: координация, управление конфликтами, построение системы контроллинга и мотивации.

Штатное расписание должно быть у каждого работодателя. При этом в законодательстве такой нормы четко не прописано. Почему? Читайте в статье. Так же в конце статьи вы найдете образец штатного расписания.

Кому нужно составлять штатное расписание в 2016 году

Трудовой кодекс не содержит норм, которые обязывали бы работодателя утверждать штатное расписание . При этом нет и документов, которые бы отменяли эту практику.

Кроме того в статье 15 ТК РФ сказано о том, что трудовые отношения предполагают выполнение трудовой функции. А эта функция она, заключается как раз в том, что человек работает на должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ).

От сюда вывод – что штатное расписание должно быть у каждого работодателя. Мы советуем штатное расписание на 2016 год оформлять по всем правилам . Это в интересах самого работодателя. И вот почему:

• штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
• штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

По какой форме составить штатное расписание

Штатное расписание можно составить по унифицированной форме № Т-3 (утвержденапостановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Или же разработать собственную форму. Однако удобнее брать за основу форму № Т-3. И при необходимости дополнять ее. Или, наоборот, убирать ненужные графы.

Штатное расписание компании является одним из обязательных документов, который должен быть у каждого предприятия. В качестве бланка можно воспользоваться формой Т-3, а можно разработать собственную, построив её под особенности вашей деятельности (для ООО ДНР, строительной компании, гостиницы, школы, МВД РФ, детского сада, кафе, дошкольного образовательного учреждения, ресторана, ЧОП, ЖКХ, МОУ СОШ общеобразовательной школы, сельскохозяйственного предприятия).

Штатное расписание на 2018 год, как составить — правила

Штатное расписание заполняется уполномоченным на это работником. Для этих целей существует унифицированная .

В нем указывается следующая информация:

• название подразделений компании;
• названия всех должностей, специальностей и разрядов, а также общая численность;
• перечень сотрудников, в том числе указание сотрудников с неполными ставками;
• оклад (без НДФЛ), заработная плата;
• размеры надбавок и сумма, выделяемая каждый месяц на оплату труда.

Названия подразделений прописываются по степени важности. К примеру, сначала руководство, затем производственный персонал, а в конце обслуживающий персонал.

Графу «Профессия» следует заполнять в соответствии со специальными справочниками и классификатором должностей.

Издается в обязательном порядке руководителем, если правовой устав не предусматривает иное.

Оформление производится в свободной форме и в нем указываются данные об ответственных лицах за составление и сроки издания.

Более того, документ обязательно должен утверждаться руководителем. Он несёт ответственность за деятельность, поэтому проверяет правильное заполнение, как сделана расстановка персонала, что меняется и так далее.

Форма Т 3, что такое —

Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, в котором отражена структура организации, вписан список должностей количеством и размером оклада. Кроме того, в нем указываются надбавки и доплаты для конкретных должностей, возможные в рамках политики компании. При этом это касается не отдельных работников, а количества должностей и окладов по ним.

Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год —

После составления новое штатное распоряжение должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого оно направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы.

На следующем этапе издается приказ руководителя об утверждении нового расписания. Каких- то особенных требований к приказу законодательство не предъявляет, поэтому кадровые работники оформляют документ в произвольной форме.

После того, как приказ издается, в самом штатном постановлении проставляется дата и номер.

Изменение штатного расписания

Рано или поздно любому кадровику приходится сталкиваться с необходимостью внесения изменений. К примеру, нужно ввести новую штатную единицу или подразделение, либо сократить имеющееся, либо произошло понижение сотрудника в должности, изменился главный заработный фонд, организационный состав и так далее. Все эти ситуации необходимо предвидеть заранее и следить за любыми изменениями на предприятии или в компании, так как их своевременное внесение в этот документ позволит избежать хаоса и неразберихи.

Сделать это можно двумя способами:

• 1. Изменить само расписание, то есть создать новое со следующим порядковым номером.
• 2. Изменить действующее.

Все изменения подтверждаются приказом, после чего можно производить корректировку. В нем должны быть указаны основания для внесения изменений.

Каких-либо определённых нормативов по поводу периодичности обновления расписания не существует. Следовательно, делать это следует только в случае необходимости.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Приказ о внесении изменений оформляется на типовом и в нем должны быть указаны следующие реквизиты:

• название организации;
• тип документа;
• дата и номер регистрации;
• место издания;
• заголовок;
• текст;
• подпись;
• гриф с надписью «Утверждено»;
• визы согласования в конец.

Как мы уже говорили, он составляется в свободной форме, также как любой другой приказ или пояснительная записка.

Согласовывать приказ следует с главбухом и руководителем. После того, как приказ будет издан, можно вносить изменения.

Изменение штатного расписания в связи с исключением должностей

Исключить должность или целое подразделение из штатного расписания можно только при сокращении персонала. Для этого сначала издается приказ о внесении изменений, удаляется должность и утверждается новый документ. Для этого соблюдается определённый порядок действий.

Для начала организации следует составлять структурный список работников, чтобы предприятие не уволили важных сотрудников.

Исключить определенную позицию из структуры предприятия можно только при возникновении определённых условий (кризис, смена условий труда рабочих и так далее). Если проводятся мероприятия по сокращению персонала, то увольняемого сотрудника нужно предупредить за два месяца.

Составьте приказ. В нем укажите причину издания, какой случай наступил, что организация и её руководитель должны проводить сокращение производственного персонала. В распорядительной части необходимо прописать наименование должности, которая должна быть исключена. Заверьте документ.

Произведите необходимые изменения в действующем штатном расписании, но не удаляйте коды должностей и структурных подразделений.

После этого поставьте приказ о мероприятиях по сокращению. В нем нужно указать не только исключаемые должности, но и конкретных сотрудников. Заверьте документ и ознакомьте с ним увольняемых специалистов.

Введение новой должности

Сегодня многие компании по причине небольших размеров возлагают на одного сотрудника несколько функций разных специалистов. Но у каждого работника должны быть свои функции.

Эффективное управление персоналом является основой работы малых предприятий, поэтому в связи с увеличением работников управляющей структурой вводятся новые должности. Чтобы ввести новую должность в структуру предприятия, требуется:

• составить приказ о внесении изменений в расписание;
• внести изменения;
• составить должностную инструкцию для нового работника.

В соответствии с новой должностной инструкцией, работник выполняет каждую свою обязанность. О любом изменении, к примеру, переименование должности, его должны ознакомить под роспись.

Приказ о сокращении должности в штатном расписании

Сокращение численности работников также является одной из причин внесения изменений. В данном случае исключается отдельная единица из штата, тогда как сокращение штата предусматривает удаление должностей в целом.

Что такое штатное расписание, как его составить и утвердить — эти и другие вопросы будут рассмотрены в этой статье.

Основные положения для того, чтобы штатное расписание образец 2016 для ООО было верным

Оно является локальным нормативно правовым актом, которым оформляется:

• структура
• состав
• численность

Также предприятие должно включать в этот документ информацию о месячном фонде оплаты труда, должностных окладах всех сотрудников, надбавках.

Согласно постановления №1 от 2004 г. Федеральной службы госстатистики, каждое ООО должно принимать в кадровое делопроизводство штатное расписание. Желательно, чтобы организация установила процедуру, сроки, специалистов ответственного за подготовку в других локальных нормативно правовых актах, например, в Инструкции по делопроизводству, сюда же можно вносить изменения.

Разработкой, поддержанием в актуальном состоянии расписания может заниматься любой работник, у которого такая обязанность указана в должностной инструкции. Часто этим занимаются бухгалтера, кадровики, при необходимости директор, издав соответствующий приказ, может заняться работой самостоятельно.

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье