Оформление загранкомандировки в году. График работы в командировке

Командировка в 2017-2018 годах - документы , нужные для отправки в нее сотрудника, порядок их оформления, оплата командировок и прочие сопутствующие вопросы на практике зачастую вызывают затруднения. Связано это с тем, что за последние годы активно изменялось законодательство, регулирующее оформление командировок. В нашей статье будут освещены основные моменты, связанные с командировками.

Всё о сроке командировки, расчет с примерами

Оформление командировки в 2017-2018 годах следует начать с определения ее срока, от которого зависят размер аванса и отражение рабочего времени в табеле. Минимальным сроком командировки считается один день, предельная же ее продолжительность законом не ограничена. Правда, бессрочную командировку оформить тоже нельзя, исходя из ее определения в ч. 1 ст. 166 ТК РФ как поездки с определенным сроком.

Командировка начинается в день отъезда работника, а оканчивается в день его возвращения на рабочее место. Порядок определения этих моментов регламентирован в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

При этом применяются следующие правила:

1. Днем отъезда считается день отбытия транспорта (автомобиля, самолета и т. д.) с места работы (из населенного пункта, где расположен работодатель).
2. Убытие транспорта до 24:00 включительно означает начало командировки текущим днем, после — следующим. Например, если самолет вылетает из аэропорта 10 октября в 23:30, началом командировки считается 10 октября.
3. Если место убытия транспорта находится вне населенного пункта, нужно учесть также время следования к этому месту. Например, если самолет вылетает из аэропорта, расположенного вне черты города, 5 ноября в 00:30, но при этом сотрудник вынужден выехать в аэропорт 4 ноября в 22:00, началом командировки считается 4 ноября. Дата, указанная в проездном документе (5 ноября), в этом случае не имеет значения.
4. День приезда определяется аналогично.

Как правильно оформить командировку в 2017-2018 годах?

Для оформления командировки в 2017-2018 годах документ требуется лишь один — письменное распоряжение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения). Требований к оформлению такого распоряжения закон не содержит, на практике оно, как правило, оформляется приказом. Работодатель полномочен использовать как утвержденные формы приказов № Т-9 и № Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), так и формы, разработанные самостоятельно.

При этом в любом случае в приказ включаются следующие данные:

• сведения о работодателе (наименование);
• сведения о работнике (Ф. И. О., подразделение, должность);
• указание места назначения командировки;
• указание даты начала/окончания командировки и ее итоговую длительность;
• указание цели командировки;
• отметки о факте использования работником для проезда к месту назначения своего либо служебного транспорта.

Приказ подписывается лицом, которое на основании устава (первый руководитель) либо по доверенности обладает правом подписи таких документов. Если в командировку убывает руководитель организации, он вправе сам подписать соответствующий приказ, выступая как представитель работодателя по отношению к работникам (пускай даже к самому себе).

При необходимости работодатель может установить в локальном акте обязательность оформления и других документов (командировочного удостоверения, служебной записки, служебного задания).

Оформляем и оплачиваем аванс

Как следует из п. 10 Положения, аванс необходимо выдать в сумме, достаточной для возмещения:

• проездных расходов;
• затрат на жилье;
• дополнительных расходов (суточных).

Кроме того, в силу ч. 1 ст. 168 ТК РФ работодатель может возмещать и иные траты, произведенные с его ведома (например, оплату услуг связи), в том числе авансом.

Указания о порядке расчета аванса, за исключением одной из его составляющих — суточных, в законе отсутствуют. На практике распространено составление сметы, которую подписывают главбух и руководитель компании.

Закон не запрещает перечислять аванс на зарплатную банковскую карту сотрудника, хотя он может быть выдан и наличными под отчет. Порядок выдачи аванса наличными установлен указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У:

1. Командированный пишет заявление в произвольной форме с просьбой выдать ему аванс наличными денежными средствами (обязательно указание суммы аванса и срока, на который выдаются деньги).
2. Заявление подписывается работником и его руководителем.
3. Оформляется расходный кассовый ордер (следует использовать форму № КО-2, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

Порядок оплаты суточных

За каждый день командировки работодатель должен оплатить в составе аванса расходы, которые могут возникнуть у командированного в связи с нахождением не по месту постоянного жительства, то есть суточные. При этом закон не содержит исключений для нерабочих и праздничных дней, а также дней, когда сотрудник находился в пути. Кроме того, выплатить суточные придется, даже если у работника наступит временная нетрудоспособность в командировке либо произойдет вынужденная остановка (при наличии подтверждающих эти обстоятельства документов).

Размер суточных определяется каждым работодателем самостоятельно. Его можно закрепить в коллективном договоре или любом другом локальном акте компании, например положении о командировках. Однако следует учитывать, что максимальный размер суточных, не облагаемый НДФЛ, как следует из абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, составляет:

• 2500 рублей — для заграничных поездок;
• 700 рублей — для командировок по РФ.

ВАЖНО! Если работник направлен в командировку по РФ на 1 день либо в пределах одних суток, суточные ему перечислять не нужно. Суточные — это целевые выплаты, направленные на возмещение расходов, возникающих из-за проживания сотрудника не по месту жительства. В однодневной командировке таких расходов не предполагается (абз. 4 п. 11 Положения). Исключение сделано лишь для заграничных однодневных командировок: работодатель в этом случае должен оплатить 50% суточных, предусмотренных для длительных служебных поездок.

Как оформить сотруднику продление командировки, отзыв из командировки?

Регламентация действий по продлению командировки в законе отсутствует. Наиболее соответствует законодательству следующий порядок действий:

1. Получение согласия работника (в письменном виде) на продление служебной поездки, если он относится к категории работников, направляемых в командировку только с такого согласия (беременные женщины, инвалиды, несовершеннолетние сотрудники).
2. Издание приказа о продлении командировки. Утвержденной формы такого приказа нет, важно лишь помнить, что целесообразно отразить в нем причины продления служебной поездки, установить новый срок ее завершения, а также (при необходимости) новый срок выполнения отдельных поручений.
3. Уведомление сотрудника о продлении командировки. Сделать это можно путем направления ему приказа посредством факса, электронной почты и т. д. С оригиналом приказа сотрудника нужно ознакомить под расписку по возвращении.

ВАЖНО! Расходы, возникшие в связи с продлением командировки, должен оплатить работодатель. Если аванса для покрытия дополнительных расходов недостаточно, заставлять работника расходовать личные денежные средства работодатель не вправе. Поручение выплатить работнику деньги на возникающие в связи с продлением командировки расходы можно отразить в приказе о ее пролонгации.

В подобном порядке, за исключением п. 1, можно оформить и отзыв работника из командировки: издать приказ об отзыве из командировки и уведомить об этом сотрудника.

Как в командировке оплачивается рабочее время?

За весь срок командировки зарплата сотруднику не начисляется. За рабочие дни, выпадающие на период командировки, работодатель выплачивает командированному средний заработок (ст. 167 ТК РФ). За выходные или праздники командированному положены лишь суточные.

Однако есть случаи, когда произвести оплату за праздники и выходные дни, приходящиеся на командировку, все же следует:

1. Если командированный в такой день привлекался к работе (п. 5 Положения).
2. Если такой день совпал с днем отъезда в командировку или возвращения из нее либо с днем нахождения его в пути к месту командировки или обратно (п. 1 письма Минтруда от 25.12.2013 № 14-2-337).

Порядок оплаты в таких ситуациях имеет свои особенности. Так, работодатель может:

• оплатить день в соответствии со ст. 153 ТК РФ минимум в удвоенном размере;
• по желанию сотрудника произвести оплату, как за обычный рабочий день, предоставив ему также дополнительный неоплачиваемый выходной день.

Важно! Вопрос о выходе сотрудника на работу в день отъезда или прибытия из командировки должен решаться по согласованию с работодателем (абз. 5 п. 4 Положения), хотя в любом случае за указанные дни работнику положены суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) и средний заработок (абз. 1 п. 9 Положения, ст. 167 ТК РФ). При этом, исходя из смысла абз. 4 ч. 1 ст. 21 ТК РФ, у работника есть неоспоримое право на получение зарплаты, в том числе зависящей от количества выполненной работы. Таким образом, смыслу закона и интересам работника будет соответствовать выплата еще и зарплаты за отработанные часы в день отбытия в командировку или возвращения из нее.

Оформление авансового отчета, служебной записки

После командировки у работника есть 3 рабочих дня на то, чтобы оформить авансовый отчет, сдать его работодателю и произвести окончательный расчет (п. 26 Положения).

Если работник в итоге потратил сумму, превышающую аванс, то перерасход при наличии подтверждающих документов ему должен быть возмещен. И напротив, неизрасходованную сумму работник обязан вернуть работодателю. При определенных условиях последний полномочен произвести соответствующие удержания из зарплаты сотрудника (ч. 2-3 ст. 137 ТК РФ):

1. Если прошло не более месяца с момента истечения срока возврата неизрасходованной части аванса.
2. Если у сотрудника не имеется возражений относительно размера и оснований удержаний.

Целесообразно в таком случае сначала взять с работника письменное согласие на удержание, затем издать приказ об удержании и только после этого удержать необходимую сумму. Если сотрудник не согласен с размером либо основанием удержания, получить деньги работодатель может только через суд.

Иногда работник обязан после возвращения из командировки составить также служебную записку. Это касается случаев использования для проезда служебного или личного транспортного средства, а также транспорта, принадлежащего третьим лицам. В записке отражается фактический срок пребывания в командировке; к ней прилагаются подтверждающие использование транспорта документы: чеки, квитанции, путевые листы и т. д. (абз. 2 п. 7 Положения).

Таким образом, приказ работодателя действительно является единственным обязательным для оформления командировок документом в 2017-2018 годах, если сам работодатель не установит обязательность оформления иных документов.

Работнику же потребуется составить авансовый отчет c приложением подтверждающих расходы документов, в частных случаях — заявление на аванс, заявление о согласии на удержание неизрасходованного аванса, служебную записку и другие документы в зависимости от конкретной ситуации.

Текущий год принес нам немало изменений в порядке, правилах и утверждении рабочих поездок, стали известны последние новости, каким будет . Если говорить о тех новшествах, с которыми мы столкнулись в 2015, то они не только не усложнили процесс выдачи командировок, но и сделали его значительно проще для организаций и облегчили документооборот. Если раньше много хлопот доставляло оформление командировочных удостоверений, оформление листов служебных заданий и отчетов о их выполнении, а также ведение журналов деловых поездок, сейчас во всем этом отпала необходимость. Процедура стала значительно проще и удобнее, как для командировочных сотрудников, так и для руководителей и отделов, которым необходимо было тратить время на всю документацию.

Что же ждет нас в новом году: какие документы необходимо будет собрать сотруднику для того, чтобы отправить его в деловую поездку, что станет подтверждением временных рамок командировки и какие еще факты необходимо будет предъявлять сотруднику после возвращения. Именно эти нюансы мы обсудим в предлагаемом материале.

Отправить подчиненного в командировку – что надо.

Все правила, согласно которым оформляется служебная командировка, четко прописаны в положении, которое было утверждено ещё в 2008 году. Номер положения, которое регламентирует порядок отправления командировочных – 749. В седьмом его пункте указано, что для того, чтобы отправить сотрудника в деловую поездку, необходимо разрешение руководителя, предоставляемое в письменном виде. То, какие именно стандарты и правила необходимо использовать для составления такого разрешительного документа, в указанном положении не говориться. Чаще всего организации и предприятия используют форму, которая используется для написания приказов. Можно использовать формы приказов и распоряжений, которые законодательно утверждены указов государственного комитета статистики. Тогда номер образца приказа для направления в деловую поездку одного сотрудника – , а если отправляется группа подчиненных, то использовать необходимо форму с номером . Однако командировка в 2016 году может оформляться и без использования этих установленных бланков. В последние годы все чаще предприятия используют свои собственные, локально разработанные формы, которые ориентированы на особенности их работы.

Независимо от того, взята за основу для направления унифицированная форма или самостоятельно разработанный бланк, приказ должен содержать следующие данные:

Название организации, которая направляет человека в поездку;
Название документа, а также дату, когда он был составлен;
Данные о сотруднике, который отправляется в командировку, а именно: его имя, фамилия, а также отчество, наименование подразделения, где он работает и должность, которую занимает;
Название страны, города, куда направляется подчиненный, наименование принимающей организации;
Временной период, на который рассчитана командировка, с указанием даты дня её начала и дня окончания;
Основная цель, которую преследует командированный человек, направляясь в поездку;
Информация о транспортных средствах, которые будут использованы для достижения конечного пункта поездки. Это может быть личный транспорт, общественный или предоставленный организацией;
Данные об основаниях, на которых был издан приказ;
Информация о стороне, которая берет на себя оплату командировочных затрат сотрудника.

Основные расходы, которые обуславливает служебная командировка работника , должны быть ему возмещены, что также прописано в 749 положении, а точнее в его одиннадцатом пункте. Там же приведены и те статьи расхода материальных средств, которые берет на себя одно из сторон, и возмещает работнику:

Затраты на транспорт, которые понес человек, направляясь на место назначения;
Расходы на съем жилья, если в этом возникает необходимость;
Дополнительные ежедневные расходы, которые обусловлены проживанием вне дома: питание, парковка, междугородние звонки и прочее;
Другие траты, которые произвел подчиненный, но только в том случае, если они были оговорены с руководителем и он их одобрил. Например, приобретение литературы на конференции или пробная закупка сырья.

Направление в командировку может носить и суточный характер. В таких случаях сотрудник отправляется в деловую поездку на такое расстояние, которое позволяет ему каждый день возвращаться домой, используя личный или общественный транспорт. При направлении в суточные командировки также должен учитываться и характер работы: он должен позволять подчиненному возвращаться на место постоянного жительства.

Приказ о том, что человек направляется в деловую поездку, должен быть подписан начальником предприятия или человеком, которого он уполномочил заверять такие документы. Желательно, чтобы и командированный сотрудник также ознакомился с приказом и подписался под ним. Ситуации могут возникнуть разные, и если вдруг человек не выполнит приказ, нарушит его условия, то он будет привлечен к дисциплинарной мере ответственности. В этом случае, подпись сотрудника на распоряжении – весомое доказательство его осведомленности о том, что он должен был сделать. В противном случае будет очень сложно привлечь работника к ответственности, а порой и невозможно. Причиной этого является статья 192 трудового кодекса, информация, представленная в которой гласит о том, что привлечь подчиненного можно только в том случае, если он не выполнил должным образом свои обязательства по собственной вине, или же не принимался за их выполнение в принципе.

Документация о том, что была оформлена служебная командировка , а также соответствующие приказы, должны быть сохранены на протяжении последующих семидесяти пяти лет, как указано приказом министерства культуры в 2010 году.

Итак, после того, как для того, чтобы отправить работника в деловую поездку, стало достаточно просто оформить приказ на командировку, возник вопрос, какие же документы могут подтвердить её длительность и срок.

Подтверждающие документы – сколько человек был в командировке.

После того, как сотрудник вернется, ему будет необходимо написать служебную записку, в которой необходимо указать, сколько именной времени он пребывал в отъезде. Такая записка требуется в основном, в трех ситуациях:

Если подчиненный использовал служебный транспорт во время поездки;
Человек ездил в командировку, используя своё личное транспортное средство;
Был использован транспорт, управление которым оформлено на работника на основании доверенности.

Оформление командировки в 2016 году в служебной записке не имеет каких-либо стандартизованных требований, поэтому она составляется в свободной форме. Для того, чтобы не возникало путаницы в документах и они были более менее структурированы, руководителю лучше внедрить формы для таких документов, которые можно разработать локально.

Помимо информации о периоде командировки, в служебной записке должна быть изложена вся информация о том, какой транспорт использовал сотрудник, а также факты, которые подтверждают его использование с целью достижения цели поездки и возвращения на предприятие.

В зависимости от такого, каким способом из трех приведенных выше, передвигался сотрудник, различается и документы, которые ему необходимо будет предоставить в подтверждение. Рассмотрим по очереди каждый случай.

Передвижение на общественном транспорте.

Любая командировка в 2016 году должна иметь подтверждающие документы, чеки или квитанции. Если человек отправляется в служебную поездку на общественном транспорте, например на поезде, автобусе или самолете, то подтвердить сроки командировки с легкостью можно, предъявив проездные билеты. Если же билеты были утеряны, можно заменить их бумагами, которые подтверждают факт аренды жилья с первого по последнее число командировки.

В конце этого года были приняты новые условия касательно услуг, которые предоставляют отели и гостиничные комплексы, находящиеся на территории страны. Окончательно данные нововведения были утверждены девятого числа октября месяца. Согласно новым стандартам, человек может снять жилье на любой, даже минимальный период, только при заключении договора аренды. Для составления такого договора понадобится паспорт и некоторые другие документы, о которых подробно рассказано в новом законопроекте.

В указанном договоре должна содержаться определенная информация об арендаторе и владельце жилплощади, а также установленная стоимость аренды и период, на который комната или место будет арендовано.

Согласно новому постановлению, арендодатель, в данном случае отель или гостиница, должен выдавать человеку кассовый чек, а в другом случае – официальный документ, который составляется на бланке строгой отчетности.

Когда будет проходить оформление командировки в 2016 году , сотрудник может воспользоваться альтернативным вариантом проживания – обратиться к частному, физическому лицу с целью аренды комнаты или квартиры. Главное, в таком случае, проинформировать руководителя о таком решении. В таком случае, документом, подтверждающим факт нахождения человека в командировке в установленный период, будет договор об аренде жилплощади у собственника или физического лица. Заключать такой договор необходимо по правилам, которые прописаны в гражданском (статья №671) и жилищном (статья №30) кодексе. Помимо самого соглашения об аренде, необходима расписка или чек, который подтвердит то, что сотрудник оплатил жилье согласно установленной сумме.

Бывают ситуации, когда сотрудник не имеет таких подтверждающих документов: они были утеряны, украдены с кошельком или забыты в номере. Тогда, для того, чтобы подтвердить сроки командировки, сотруднику необходимо предъявить служебную записку, или другой подтверждающий документ. Главное, чтобы в бумагах был указан срок прибытия и отъезда из места командирования, заверенный принимающей стороной – это может быть руководитель компании или другое должностное лицо. В 749 положении этот порядок приводится в полном соответствии с указанной последовательностью.

Многие сотрудники задаются вопросом, возможно ли представлять подтверждающие документы не в письменном или наглядном виде, а в электронном. В приказе министерства транспорта во втором пункте говориться о том, что это допустимо. Для того, чтобы доказать произведенные расходы на покупку железнодорожного билета, сотрудник имеет право предоставить контрольный купон, который имеет электронный билет. Этот документ отправляется человеку, который приобрел билет, как обязательное доказательство покупки в любом случае.

Авансовый отчёт по командировке в 2018 году остаётся одним из немногих обязательных командировочных документов. Он относится к числу бумаг строгой отчётности, и порядок его заполнения чётко регламентируется действующим законодательством РФ. А поскольку этот документ является элементом бухгалтерской, финансовой и налоговой отчётности и может стать предметом проверки контролирующими органами, подход к его заполнению «на отцепись» недопустим.

Что такое авансовый отчёт по командировке

Авансовый отчёт по командировке - это бухгалтерский документ, который каждый работник заполняет по возвращении из служебной поездки, отражая в нём все подлежащие возмещению расходы, понёсённые в связи с командировкой, и прилагает к нему документы, подтверждающие эти траты.

Так выглядит авансовый отчёт с подтверждающими документами

Для бухгалтерии компании-работодателя этот документ выполняет сразу две функции:

• выступает подтверждением расходов при выдаче аванса перед убытием работника в командировку (а выдать ему аванс - обязанность работодателя, предусмотренная законом);
• служит основанием для перечисления работнику средств, полагающихся ему в виде компенсации его трат.

Ключевое значение имеет авансовый отчёт и с позиций налогового учёта:

• согласно ст. 252 и п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (НК) РФ, командировочные расходы - это прочие расходы в связи с производством и реализацией;
• в соответствии со ст. 313 и 314 НК РФ, эти расходы должны подтверждаться первичными бухгалтерскими документами, к которым относится и авансовый отчёт;
• для проведения расходов по учётной документации нужна дата, в которую эти расходы были понесены, по закону такой датой применительно к тратам на командировку признаётся авансовый отчёт.

В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведённых расходов <…>. Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты <…>, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации<…>. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

ст. 252 Налогового кодекса РФ

До 2015 года пакет обязательных командировочных документов был довольно толстым. Он включал в себя, в частности, командировочное удостоверение и бланк служебного задания с отчётом о его выполнении. К 2018 году в результате последних изменений в законодательстве обязательными для всех по закону остались лишь авансовый отчёт и приказ о командировке. Все остальные приобрели факультативный характер. Если их использование по-прежнему практикуется в организации и это отражено в локальном акте, регламентирующем служебные поездки работников (чаще всего это положение о командировках в организации, но допускаются и другие варианты, например, совокупность отдельных приказов), оформлять их по-прежнему нужно. А если нет, то они не нужны. Но в случае с авансовым отчётом обязательность его оформления даже не обсуждается.

Как заполнять авансовый отчёт по командировке

Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.

На лицевой указываются такие сведения:

• Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
• его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
• должность;
• данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
• сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).

Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:

• дату, когда был понесён расход;
• порядковый номер подтверждающего документа;
• наименование расхода;
• сумму;
• наименование подтверждающего документа.

Каждому пункту посвящена отдельная графа.

Так выглядит заполненный бланк авансового отчёта

Часто и у командированных, и у некоторых бухгалтеров возникает непонимание, какую именно дату указывать применительно к билетам. Ведь в нём указываются две даты - дата продажи и день отправления. А приобретаются билеты, если работник знал о командировке заблаговременно, как правило, предварительно. Опытные бухгалтеры советуют в этом случае указывать дату не поездки, а приобретения билета, то есть когда расход был фактически понесён. Сам же билет прилагается к отчёту как подтверждение целевого использования средств - что поездка состоялась.

Если вместо денег на проезд работнику выдали билет, тот отражается и в разделе о выданном авансе, и на оборотной стороне в числе понесённых расходов.

В случае заграничной командировки суммы расходов в рублях и иностранной валюте вносятся в предусмотренные для них графы.

Первичные документы, подтверждающие расходы, приклеиваются на отдельный лист формата А4, который затем подшивается к заполненному бланку отчёта. Впрочем, чаще всего от самого командированного требуется лишь сохранить и предоставить бухгалтерии все эти документы, а дальше с ними разбираются сами бухгалтеры.

Алгоритм сдачи авансового отчёта обычно такой:

1. Сотрудник по возвращении из командировки заполняет и подписывает авансовый отчёт, прикладывает к нему все подтверждающие документы и передаёт всё это в бухгалтерию.
2. Бухгалтер проверяет отчёт и расписывается в нём, подтверждая, что его принял.
3. Отчёт утверждают главный бухгалтер и первое лицо компании, ставя свои подписи в соответствующих графах.
4. Сотрудник возвращает неизрасходованный остаток аванса или получает компенсацию перерасхода.

Схема может корректироваться в зависимости от организационной структуры конкретной компании. Ведь в малом бизнесе зачастую есть только один штатный бухгалтер, а может его и не быть, функции же главбуха возлагаются на директора, который и расписывается один за всех. Но общее правило в том, что отчёт должны утвердить главный бухгалтер и директор, а перед подписанием всю документацию желательно проверить профессионалу.

Фотогалерея: образец заполнения авансового отчёта

Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 1 Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 2 Образец заполнения авансового отчёта по командировке, оборотная сторона

Сроки сдачи авансового отчёта после командировки

Сдать авансовый отчёт работник обязан в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Таково требование закона.

Если же он этого не сделает, работодатель получает право взыскать с него всю сумму выданного аванса через удержания из зарплаты или в суде.

В свою очередь, об удержаниях он должен издать приказ в течение месяца по истечении крайнего срока сдачи авансового отчёта. При этом сумма таких удержаний не может быть больше 20% причитающихся работнику выплат. Когда удержания проводятся сразу по нескольким статьям (например, ещё не до конца удержан аванс по предыдущей командировке, за которую тот же сотрудник тоже вовремя не отчитался), их размер разрешается увеличить до половины зарплаты.

Если же работник с решением работодателя несогласен или тот пропустил месячный срок для издания приказа, ситуация подлежит разрешению только в суде.

Так что сделать всё вовремя в интересах, в первую очередь, самого работника.

Иногда бухгалтеры терзаются сомнениями, не будет ли проблем в свете того, что авансовый отчёт датирован одним числом, а расходы другими. Но никаких проблем с этим нет. Более того, командировка обычно длится больше одного дня, а отчитаться о ней работник получает возможность лишь по возращении. Впрочем, это же правило действует и применительно к случаям, когда дело касается разовой траты подотчётных средств - например, на закупку материалов, инструментов, оборудования и т. п. Если расходы были понесены в один день, а авансовый отчёт утверждён в течение трёх дней после этого, ничего страшного.

Даты [в подтверждающем документе и авансовом отчёте] не должны быть одинаковыми. Дата на чеке - это когда работник приобрёл товары. А дата на авансовом отчёте - это когда он отчитался о потраченных суммах в бухгалтерию. Это необязательно должен быть один день.

Тимур Унароков, юрист, г. Москва

https://pravoved.ru/question/1277188/

Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции - как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.

В качестве таких документов используются:

• билеты;
• распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
• посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
• товарные чеки;
• бланки строгой отчётности;
• командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
• отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2018 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2017 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

Билеты на поезд в 2018 году подтверждают не только расходы на проезд, но и даты прибытия/убытия

Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

В случае с заграничной командировкой прилагаются документы и по расходам, подлежащим подтверждению в связи со спецификой таких поездок, а значит и подтверждающие их документы:

• квитанция об оплате госпошлины за изготовление загранпаспорта, если у сотрудника его изначально не было и ему пришлось оформить его в связи с предстоящей загранкомандировкой;
• подтверждение оплаты услуг визового центра;
• квитанции или иные подтверждения оплаты консульских и визовых сборов, в том числе и в иностранной валюте (порядок оформления таких документов определяется политикой консульства конкретной страны - средства могут приниматься и подтверждаться в рублях, евро или иной валюте, например, долларах США);
• копии первой страницы загранпаспорта и страниц с отметками о пересечении границ.

Если работник имеет второе гражданство, дающее ему право на безвизовый въезд в другие страны (например, является не только россиянином, но и одновременно гражданином Литвы, Республики Молдова или Украины, имеющим право на безвизовый въезд в Евросоюз), к отчёту он прилагает копии всех загранпаспортов, использованных в поездке. Ведь из РФ он согласно закону должен выезжать по российскому загранпаспорту.

В правоотношениях с Россией её граждане признаются только россиянами, сколько бы ещё паспортов у них ни было, за исключением стран, с которыми у России заключены соглашения о двойном гражданстве, но с государствами Евросоюза и теми, граждане которых имеют право безвизового въезда в ЕС, у РФ таких нет. А вот в другие страны имеет полное право въезжать по тому паспорту, который ему удобнее. А при таком раскладе это выгоднее и работодателю, поскольку отпадает необходимость компенсировать траты на визу. Иностранный паспорт при этом должен иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

Дата пересечения границы имеет значение при расчёте суточных. Ведь их размер в поездках по России и за границей чаще всего отличается. При этом по пути туда суточные по норме для другой страны считаются со дня въезда в неё, а на обратном пути со дня въезда в РФ - по внутрироссийской ставке. Например, если работник командирован в Германию и добирался туда и обратно самолётом, пересекая границы в день вылета, суточные с первого до предпоследнего дня командировки ему полагаются по ставке для Германии, а за день приезда - по российской.

Дни загранкомандировки, за которые причитаются суточные по нормам для внутрироссийских и зарубежных поездок, разделюятся на основании отметок в загранпаспорте

Если работник был командирован в страну, для въезда в которую достаточно внутреннего паспорта РФ, включая Республику Беларусь (ведь на границе с ней паспортного контроля, как известно, нет), дни приезда и отъезда определяются по билетам или иным документам, позволяющим установить даты прибытия в пункт назначения и возвращения в начальный пункт командировки.

Немаловажную роль при подтверждении расходов на загранпоездку играет справка об обмене валюты. Этот документ применяется, если сотрудник получил аванс рублями и обменял их на валюты страны назначения. Если она приложена к отчёту, пересчёт всех валютных расходов в рубли ведётся по отражённому в ней курсу. Если справки нет, ничего страшного, но считать придётся по курсу ЦБ РФ на день утверждения отчёта.

Проводки по учёту командировочных расходов

Для проведения командировочных расходов по бухгалтерии используются такие счета:

• 71 - расчёты с подотчётными лицами (из разряда Активно-Пассивных счетов), аванс отражается по дебету, расходы - по кредиту;
• 70 - расчёты с персоналом по оплате труда;
• 51 - расчётный счёт;
• 50 - касса;
• 94 - недостачи и потери предприятия.

В зависимости от характера операций используются такие проводки:

• При выдаче аванса:
  • Дебет 71 - Кредит 50 - сотруднику выдан аванс наличными из кассы, бухгалтер оформил расчётно-кассовый ордер (РКО), сотрудник его подписал.
  • Дебет 71 - кредит 51: аванс перевели со счёта фирмы на счёт работника. Подтверждением выдачи аванса служит банковская платёжка.
• Для закрытия выданных работнику сумм по возвращении работника из командировки:
  • Дебет 10 - Кредит 71 - покупка материалов (если они приобретались во время командировки).
  • Дебет 41 - Кредит 71 - покупка товаров.
  • Дебет 20 - Кредит 71, Дебет 26 - Кредит 71, Дебет 24 - Кредит 71 - торговая или производственная деятельность предприятия.
• Для расчётов при недоиспользовании или перерасходе аванса:
  • Дебет 50 - Кредит 71 - сотрудник израсходовал аванс не полностью, остаток вернул в кассу наличными.
  • Дебет 51 - Кредит 71 - аванс израсходован не полностью, остаток работник перечислил на расчётный счёт.
  • Дебет 71 - Кредит 50 - сумма перерасхода возвращена работнику наличными из кассы, оформлен расходный кассовый ордер.
  • Дебет 71 - Кредит 51 - сумма перерасхода перечислена с расчётного счёта предприятия на расчётный счёт работника.
  • Дебет 94 - Кредит 71 - аванс в части, за которую работник не отчитался (например, потому что потерял подтверждающие документы), или в сумме не утверждённых работодателем расходов, списывается с недостачи компании.
  • Дебет 70 - Кредит 94 - часть аванса, подлежащая возврату, подлежит удержанию из зарплаты работника.

Фотогалерея: варианты проводок по командировочным расходам

Проводки по командировочным расходам сверх выданного аванса Проводки по бухучёту командировочных расходов Проводки по командировочным расходам, не принятым работодателям, их сумма подлежит возврату в кассу или на счёт предприятия Проводки по командировочным расходам, оплаченным работодателем с расчётного счёта фирмы Проводки по расходам работодателя на билет для командированного сотрудника, оплаченный с расчётного счёта компании (билет учитывается на субсчёте 3 счёта 50 «Касса»)

Пример учёта расходов на командировку

Компания направила в командировку сотрудника на 10 дней. Его суточные равны одной тысяче рублей в день, на дорогу туда и обратно он потратил 10 тысяч рублей, в том числе НДС 1800 рублей. Проживание в гостинице обошлось ему в восемь тысяч рублей, в том числе НДС 1440 рублей. Компания является плательщиком НДС.

Сумма аванса сотруднику составила 25 тысяч рублей.

Подтверждённые командировочные расходы составили:

Проезд - 10 тысяч рублей.

Проживание - 8 тысяч рублей.

Суточные - 10 тысяч рублей.

Итого: 28 тысяч рублей, в этой сумме авансовый отчёт был утверждён.

Учитывая, что сумма аванса была равна 25 тыс., перерасход составил 3 тысячи рублей.

Проводки по командировочным расходам из примера (таблица)

Сумма.	Дебет.	Кредит.	Название операции.
25000	71	50	Выданы денежные средства под отчёт из кассы.
8200	20	71	Списаны расходы на билеты без учёта НДС.
1800	19	71	Выделен НДС по расходам на билеты.
1800	68 НДС	19	НДС направлен к возмещению.
8000	20	71	Списаны расходы на гостиницу без учёта НДС.
1440	19	71	Выделен НДС по расходам на гостиницу.
1440	71	19	НДС направлен к возмещению.
10000	20	71	Списаны суточные.
3000	71	50	Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса.

Корпоративная бюрократия, одной из составляющих которой является оформление командировок и проведение их по бухгалтерии, с первого взгляда представляется невыносимо сложной. Но если разобраться, что к чему, всё быстро становится на свои места.

Юридически грамотная организация служебных командировок позволит избежать многих ошибок. На практике правильное оформление всех необходимых документов вызывает немало вопросов. Поэтому, прежде чем направить сотрудника в 2016 году в командировку, работодателю необходимо учесть ряд нормативных требований.

Рассмотрим их.

Разъездной характер работы и командировка

Закон определяет командировку как служебную поездку работника исключительно по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Командировка всегда ограничена определенным сроком (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Место своей постоянной работы можно определить по месту расположения организации, в которой вы работаете ().

Поэтому, если работник принят на работу в филиал (представительство) вашей организации, то его поездка в 2016 году в головной офис будет являться служебной командировкой, и наоборот.

На практике также важно отличать служебные командировки от периодических поездок некоторых ваших работников, которые тоже связаны с основной работой, но носят разъездной характер. Такие поездки могут быть любой продолжительности. Для таких работников регулярные поездки - это их повседневная работа.

Разъездной характер работы, например, у водителей, экспедиторов, курьеров, экипажей судов заграничного плавания морского флота, флота рыбной промышленности, российских судоходных компаний.

Поскольку такой перечень работ (профессий, должностей) "разъездных" работников работодатель определяет самостоятельно, то включить в него можно любые специальности работников, которые по роду своей деятельности перемещаются по местности.

Помните, что условие о разъездном характере работы должно быть закреплено в трудовом договоре с таким работником (абз. 14 ст. 57 ТК РФ).

Командировка в табеле учета рабочего времени

Ведение учета отработанного времени обязательно для всех работодателей вне зависимости от характера работы и места выполнения работником работы (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

На практике вести кадровику точный учет отработанного работником в командировке времени затруднительно. Поэтому табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13 ) в эти дни заполняется без указания количества отработанных часов путем проставления либо буквенного кода "К", либо цифрового "06".

Между тем существует еще несколько обстоятельств при заполнении табеля, при которых отметки при командировке будут отличаться.

Если так получилось, что работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то необходимо будет дополнительно в табеле проставить код "РВ" или "03". При этом необходимо будет также указать то количество отработанных часов, которое работник отработал в такой день (если работодатель дал на это соответствующее указание) (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

Если работник в выходной день не работал, то в этом случае необходимо проставить код "В".

При разъездном характере работы в табеле учета рабочего времени данное время обозначайте буквенным кодом «Я» или цифровым кодом "01".

График работы в командировке

Надо сразу оговориться, что график работы в командировке особый и зависит от содержания служебного задания для командированного работника.

Зачастую график работника в командировке отличается от графика работы по его основному месту работы. В этой связи закон не обязывает командированного сотрудника соблюдать график работы по своему основному месту работы.

В то же время закон никак не обязывает приехавшего в командировку работника соблюдать график работы той организации, куда он был командирован.

В этом случае считаем целесообразным работодателю воспользоваться своим правом принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ), и либо во внутреннем положении о командировках, либо в приказе о направлении работника в командировку указать, что во время командировки работник соблюдает тот или иной режим труда и отдыха.

Направление в командировку

Направляя работника в 2016 году в служебную командировку, работодатель должен оформить всего лишь один письменный документ.

Это приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.

Его можно оформить либо по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а) , либо в соответствии с самостоятельно разработанным и утвержденным бланком (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Кроме того, перед отъездом работник получает в бухгалтерии аванс на командировочные расходы (п. 10 Положения о командировках). Поэтому после возвращения из служебной командировки работнику необходимо будет представить:

• авансовый отчет (форма № АО-1) о суммах, которые он потратил, пока находился в командировке (п. 26 Положения о командировках);
• документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (документы о найме жилого помещения, проездные документы и пр.);
• в случае, если работник направлялся в командировку на личном (служебном) транспорте, то дополнительно представляется служебная записка с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта (путевой и маршрутный листы, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта) (абз. 2 п. 7 Положения о командировках).

Отмена командировки

Отмена командировки в 2016 году оформляется также письменным приказом (распоряжением) в произвольной форме, с которым работодателю нужно ознакомить работника под роспись.

Полученный аванс возвращается в бухгалтерию.

Если вдруг до отмены командировки работник успел потратить часть денег, то по израсходованным суммам ему необходимо будет представить авансовый отчет.

Отгул за командировку в выходные дни

По общему правилу при направлении работника в 2016 году в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка (

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах оформляются в соответствии с действующим законодательством. Какие документы необходимо оформить, отправляя сотрудника в командировку? Каков размер суточных? Что делать, если суточные выплачены сверх установленного лимита? Со всеми нюансами документального оформления и правилами оплаты положенных работнику компенсаций при отправке в командировку знакомьтесь в нашей статье.

Оформление приказов на командировку в 2018-2019 годах

Направление работников в командировку по служебной необходимости регламентируется положением, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В п. 7 этого положения сказано, что письменное распоряжение работодателя является основанием для направления сотрудника в командировку. Конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение.

ВНИМАНИЕ! Для оформления приказа о направлению в командировку можно воспользоваться унифицированными формами № Т-9 (для отправки в командировку 1 человека), № Т-9а (для отправки в командировку сразу нескольких человек). Кроме того, каждое предприятие может самостоятельно разработать форму такого приказа, дополнив ее необходимыми сведениями.

В приказе по отправке в командировку следует указывать следующие данные:

• полное наименование предприятия;
• номер документа, дату составления;
• персональные данные работника, занимаемую должность;
• место выполнения служебного задания в командировке;
• срок направления в командировку (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
• цель пребывания в командировке;
• отметку об использовании транспорта в командировке (личный, служебный, общественный и др.);
• учреждение, которое возместит работнику расходы при отправке его в командировку.

Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.

Подробнее о применении дисциплинарных взысканий см. в материале «Дисциплинарная ответственность работника и ее виды» .

ВНИМАНИЕ! Срок хранения приказов, связанных с направлением сотрудников в командировку, составляет 75 лет. Это правило утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?» .

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления № 749, возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:

• на проезд в командировку в обе стороны;
• на аренду жилья в командировке;
• суточные;
• другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.

Размер командировочных расходов в 2018-2019 годах (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ и страхвзносами:

• 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
• 2 500 рублей при отправке в командировку за рубеж.

Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах облагается НДФЛ и взносами.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.

ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.

К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.

ВНИМАНИЕ! С 21.10.2015 правила оказания гостиничных услуг при направлении в командировку изменились: теперь с каждым временным жильцом заключается договор при предоставлении им паспорта. Данные изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. В случае аренды квартиры у физического лица составление договора остается обязательным условием, а вот документы, подтверждающие оплату услуг в командировках, будут разными: гостиница оформит квитанцию на бланке строгой отчетности, а от арендодателя — физического лица берется расписка о получении денежных средств в счет оплаты жилого помещения.

Довольно часто возникает вопрос, касающийся электронных проездных документов: можно ли подтвердить командировочные расходы — суточные в 2018-2019 годах с их помощью? На этот вопрос исчерпывающий ответ дается в постановлении Минтранса России от 21.08.2012 № 322: в п. 2 сказано, что контрольный купон электронного проездного документа, выдаваемый каждому пассажиру, является подтверждением покупки проездного билета, что важно для отправленного в командировку сотрудника.

В случае использования для проезда авиатранспорта обосновать размер командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах можно с помощью:

• маршрутной квитанции электронного билета;
• багажной квитанции;
• посадочного талона.

При утрате посадочного талона можно получить у авиаперевозчика справку, подтверждающую факт перелета — она станет подтверждением покупки билета на самолет при направлении в командировку авиасообщением, о чем говорится в письмах Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.

При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом. Тут есть 2 варианта развития событий:

1. Расходы сотрудника не превысили сумму выданного аванса — в этом случае работник возвращает неиспользованные подотчетные средства.
2. Сотрудник, направленный в командировку, потратил денежных средств больше, чем ему выдали, — тогда предприятие возмещает работнику потраченное из его собственных средств.

Подробнее об оформлении авансового отчета см. в материале «Авансовый отчет по командировке» .

Как оформить сотруднику командировку?

Порядок направления работника в служебную командировку упрощен с 08.01.2015. До этой даты работодатель должен был оформлять сразу несколько документов при отправке в командировку: служебное задание, приказ и командировочное удостоверение. Однако вступление в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 01.01.2016 значительно уменьшило документооборот, касающийся командировок.

Какие же основные изменения произошли при отправке сотрудников в командировки?

• Отменено сразу 3 документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке (работодатель не обязан требовать от работника составления отчета о выполнении служебного задания). Стоит отметить, что многие организации закрепили указанные документы, связанные с отправкой в командировку , в учетной политике и продолжают их использование, что законом не воспрещается.

Подробнее о составлении служебного задания см. в материале «Служебное задание на командировку — образец» .

• Отменено ведение журналов учета командированных работников согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Ранее работодатель вел 2 журнала, в одном делая записи о выбывающих работниках, а в другом — о прибывающих. Теперь вести данные регистры необязательно, но по желанию учреждения можно, закрепив этот аспект в учетной политике организации.
• Постановление № 771 внесло коррективы и в механизм подтверждения фактического срока командировки, который описан выше, а именно использование в этих целях проездных билетов, служебного или личного транспорта либо договора аренды гостиничного номера или отдельной квартиры, а также составление служебной записки с отметками о прибытии и убытии из командировки сотрудника.

Таким образом, основным документом для направления в командировку остается приказ, о котором упоминалось ранее, а по возращении обязательно составляются авансовый отчет и служебная записка с подтверждающими траты в командировках документами. Действительно, документооборот при направлении сотрудников в командировку значительно сократился, это упростило работу кадровиков, однако при этом усложнив ее бухгалтерам, поскольку требования закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ остались прежними в части документального подтверждения расходов по приезду из командировки.

Итоги

Стандарты оформления документации, связанной с отправкой работников в командировки, с 2016 года стали более лояльными и уменьшили объем бумажной работы у кадровой службы предприятия. Однако расходы компании — это не только денежные затраты, но и статья, уменьшающая налоговую базу для исчисления налога на прибыль, находящегося под пристальным вниманием ФНС. Именно поэтому работодатель борется за каждую копейку, иногда становясь консерватором: например, используя прежние правила оформления документов, связанных с направлением в командировку. Главным условием для этого является закрепление всех спорных моментов во внутреннем нормативном документе — учетной политике предприятия. Так доказать свою правоту по расходам в командировках налоговой будет в разы проще.